Come vengono protetti i dati riservati dall’accesso non autorizzato anche via rete al sistema multifunzione?
In via teorica si può accedere a quasi tutte le informazioni o ai documenti che passano attraversano le reti informatiche. Le reti degli uffici sono di solito protette da accessi esterni, eppure di recente si sono verificati numerosi casi di dati sensibili sottratti da database aziendali. I sistemi multifunzione possono non solo stampare dati, ma anche memorizzarli e funzionare come file server; è molto probabile quindi che vi siano memorizzati dati aziendali riservati.

Filtro sugli indirizzi IP/MAC
Solo i personal computer che hanno un indirizzo IP (Internet Protocol) o un indirizzo MAC (Medium Access Control) o entrambi registrati (in genere un numero di 48 bit) possono accedere alla stampante e utilizzarla.

Filtro sulle porte
Il filtro delle porte rende inattivi i protocolli di rete inutilizzati per aumentare la sicurezza della rete. La serie MX supporta diversi controlli su protocolli, come la rimozione TELNET, rimozione FTP e rimozione RARP, per incrementare la sicurezza della vostra rete. Questi controlli permettono l’attivazione o disattivazione di tutti i protocolli più utilizzati.

Pacchetto di rete cifrato
La serie MX supporta il protocollo SSL che gestisce pacchetti di rete cifrati per una comunicazione più sicura in rete e per proteggersi da chiunque cerchi di copiare pacchetti o recuperare dati via rete.

• Stampa di dati via porta IPP
• I dati tra la pagina web e il pc client (es. password, indirizzi di e-mail, indirizzi IP).

Linea fax (telefono) isolata
L’interfaccia di rete LAN della serie MX è completamente isolata dalla linea telefonica /fax ed è progettata per evitare qualsiasi accesso non autorizzato alla rete aziendale da una linea telefonica.

Conclusione:

• Si riducono le possibilità di accedere o connettersi alla serie MX via rete senza autorizzazone.
• Si possono disattivare porte inutilizzate per evitarne l’utilizzo non autorizzato.
• Il criptaggio dei pacchetti di rete rende più sicuro il trasferimento dei dati.

Autenticazione di rete
Amministratore
Utente
Ospite
Qualsiasi accesso od operazione sulla serie MX può essere bloccato se non si possiede un nome utente e una password riconosciuta (per maggiore sicurezza anche un indirizzo e-mail). Quando viene immesso un nome utente e una password, la serie MX verifica questi dati sul server. La periferica viene attivata solo se sono stati autorizzati e riconosciuti il nome utente e la password, che possono anche essere collegati con un sistema di auditing.

Gruppo di lavoro
La serie MX può definire dei gruppi di lavoro per ridurre gli accessi o l’operabilità su base utente o su base gruppo. MX ha tre livelli di accesso, classificati come “Amministratore”, “Utente” e “Ospite”. Se ne possono aggiungere altri otto con qualsiasi tipo di limitazione desiderata. Il Gruppo di lavoro può limitare o ridurre quasi tutte le funzioni e le operazioni, per esempio, al gruppo “reparto marketing” sarà concesso soltanto di stampare e copiare in bianco e nero, pur potendo acquisire e inviare via e-mail immagini a colori.

Controllo periferica
Le impostazioni del gruppo di lavoro possono essere gestite anche dalla serie MX. Ciò significa che la serie MX può fornire funzionalità od operabilità che saranno limitate senza l’autenticazione dell’utente o del gruppo, sia che abbiate o no una lista di utenti esterni, come MS Exchange.

Conclusione:

• L’identificazione di rete fornisce un log-in per proteggere da accessi non autorizzati.
• È possibile controllare l’autorizzazione ad eseguire le varie funzioni a livello utente e a livello gruppo
• La serie MX garantisce un’ottima protezione contro accessi non autorizzati

Mail box virtuale con codice PIN
La funzione di archiviazione documenti della serie MX prevede diverse aree di archiviazione:

• Cartella veloce per memorizzazione temporanea
• Cartella principale per la condivisione dei dati
• Cartella utente (Mail box virtuale) per la memorizzazione di dati riservati. Questa cartella può essere assegnata ad un utente per esigenze di riservatezza. Ciò significa che i dati memorizzati nella cartella utente possono essere stampati solo dal proprietario senza dover immettere password o codice PIN per ogni singola stampa.

Blocco riproduzione documenti riservati*
Quando è attivata questa funzione, sulla carta verrà stampato un piccolo sfondo, difficile da vedere a occhio nudo, con immagini di prevenzione per la stampa e la copiatura. Se qualcuno cerca di scansire o copiare quel documento su un dispositivo multifunzione della serie MX, l’apparecchio individuerà automaticamente lo sfondo e produrrà stampe vuote.

Conclusione:

• La protezione con codice PIN garantisce una memorizzazione sicura dei documenti.
• La cartella utente fornisce un’area di memorizzazione privata con identificazione del proprietario
• Impossibile copiare documenti protetti (blocco documenti). Si fornisce così una sicurezza ulteriore

PDF criptato
La serie MX è in grado di creare file PDF criptati quando si esegue una funzione di scan to e-mail, FTP, desktop, HDD e memoria USB. I dati verranno criptati con una tecnologia di crittografia evoluta e protetti da password. Il file PDF così creato con crittografia (tramite l’applicazione Acrobat), può essere stampato dalla serie MX con immissione di password sul pannello frontale.

Crittografia dei dati
Aggiungendo il Data Security Kit (MX-FRX2U) opzionale, i dati che sono stati scansiti, copiati, stampati, inviati via fax e memorizzati vengono automaticamente criptati. Per esempio, se utenti non autorizzati recuperassero i dati dalla rete o se qualcuno avesse avuto illegalmente accesso al disco fisso e avesse copiato importanti informazioni, gli stessi dati non potrebbero essere utilizzati dato che sonoresi illeggibili da potenti e sicuri algoritmi di criptatura.

Cancellazione dei dati (Sovrascrittura)
Normalmente, dopo che i dati sono stati elaborati in memoria, non vengono fisicamente cancellati, neppure se è impostata la cancellazione utilizzando il pannello di controllo. I dati all’apparenza risultano cancellati, ma di fatto sono ancora presenti nella memoria fino a che non vengono sovrascritti da altri lavori. L’opzione Data Security Kit cancella in modo sicuro i dati dalla memoria e dal disco fisso, dopo che sono stati elaborati, impedendo un successivo recupero, assicurando così la riservatezza dei dati e delle informazioni sensibili.

• La gestione di file PDF criptati garantisce la sicurezza dei dati
• Il Data Security Kit fornisce una sicurezza dei dati di alto livello per qualsiasi ambiente operativo
• Data Security Kit è conforme alla normativa internazionale Common Criteria