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Cloud Portal Office

Cloud Portal Office è il nostro prestigioso sistema di gestione documentale basato su cloud, destinato alle piccole e medie imprese.

Si tratta di un sistema economico, scalabile e facile da utilizzare, dotato di una serie di funzioni pensate per potenziare la tua produttività, aiutandoti a gestire tutti i documenti aziendali in modo sicuro, protetto ed efficiente.

Flusso di lavoro ottimizzato

Cloud Portal Office è un hub di condivisione delle informazioni, perfettamente integrato con la nostra nota gamma di Optimised Workflow Software per garantire un elevato livello di produttività.

 

È sufficiente sottoscrivere un abbonamento e disporre di un qualsiasi dispositivo dotato di una normale connessione di rete, come PC, laptop, smartphone o multifunzione Sharp. Potrai così collaborare direttamente o da remoto, con uno o più colleghi. Tutto è possibile. Puoi anche utilizzare Cloud Portal Office in abbinamento con i nostri monitor interattivi BIG PAD, che rappresentano lo strumento ideale per sale riunioni di qualsiasi grandezza.

Più controllo

Cloud Portal Office sostituisce gli ambienti documentali, frammentati e distribuiti, con un contenitore dati centralizzato e completamente indicizzato. Il tuo staff dedicherà così meno tempo a cercare le informazioni a vantaggio di attività utili per il business.

 

Il sistema prevede un'opzione che consente di aggiungere dettagli di indicizzazione e metadati descrittivi ai documenti e ai dati caricati. Sarà così più facile trovare i dati desiderati, avvalendosi della funzione di ricerca a tutto testo di Sharp.

 

Cloud Portal Office ti aiuta anche a controllare i costi operativi. Più documenti digitali significano meno carta, con una conseguente riduzione del numero di schedari e dei costi sostenuti per l'archiviazione dei documenti cartacei.

Maggior Efficienza

La scansione di fatture e altri documenti cartacei in Cloud Portal Office ti consentirà di snellire l'elaborazione manuale dei documenti. I processi manuali soggetti a errori sono sostituiti da flussi di lavoro digitali, che migliorano l'accuratezza e l'efficienza.

 

L'accesso immediato* alle informazioni aziendali sensibili migliora il processo decisionale e garantisce una crescita più rapida e la possibilità di reagire prontamente alle richieste dei clienti e alle opportunità che si presenteranno di volta in volta.

 

Dato che Cloud Portal Office è disponibile come "Software as a Service", non richiede alcun investimento iniziale né la sostituzione o l'acquisto di nuovi server. Che si tratti di supportare un solo team o l'intera azienda, dovrai acquistare solo il numero di abbonamenti di cui avrai bisogno al momento.

 

* Richiede una connessione di rete

Miglior Collaborazione

Le funzioni di collaborazione e di notifica integrate in Cloud Portal Office consentono ai singoli componenti del tuo team di comunicare in modo più efficiente ed efficace. Se hai la necessità di condividere i contenuti, puoi concedere i diritti di accesso a singole persone o gruppi scegliendo tra sola lettura, modifica e condivisione – in tal modo, avrai sempre tutto sotto controllo. Ma non è tutto. Chiunque avrà accesso alla versione più recente di un documento aprendolo dal laptop, dal computer di casa o dai dispositivi mobili.

 

E se vuoi condividere i file con utenti che non hanno sottoscritto un abbonamento a Cloud Portal Office, puoi usare semplicemente la funzione "Invia collegamento" – dal sito web di Cloud Portal Office o dal tuo dispositivo mobile.

Mobilità

Oggi, tutti preferiamo usare i tablet e gli smartphone, anche se possediamo un laptop. In Sharp, crediamo che tutti i dispositivi debbano essere integrati con il sistema di gestione e condivisione dei documenti per promuovere l'efficienza dei lavoratori mobili.

 

Un'app standardizzata garantisce un'esperienza d'uso familiare, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata. Puoi anche impostare degli account ospiti temporanei, in modo da rendere Cloud Portal Office accessibile a un numero maggiore di utenti.

 

Che tu sia a casa o in viaggio, puoi accedere, caricare, scaricare, gestire e stampare i file dal tuo smartphone o dal tuo tablet. Puoi anche creare nuove cartelle, condividere i file e ricevere notifiche.

Gestire. Condividere. Collaborare

Cloud Portal Office è un ambiente multi-piattaforma, indipendente dalla localizzazione, per la gestione e la condivisione di documenti che apre nuove opportunità di crescita, efficienza e risparmio.

 

Indipendentemente da come preferisci lavorare, i tuoi documenti saranno sempre aggiornati e immediatamente accessibili.

PC e Mac

Non appena carichi la home page di Cloud Portal Office hai tutto sotto controllo. Le diverse aree possono essere ingrandite o ridotte per agevolare l'accesso ai tuoi documenti e alle tue cartelle, a quelli creati dai tuoi colleghi, a tutti i documenti che hai condiviso o a qualsiasi file che necessita di indicizzazione.

Smartphone e Tablet

Chiunque sia autorizzato e disponga di un abbonamento valido potrà utilizzare un dispositivo con sistema operativo Android o Apple iOS, secondo le proprie preferenze per accedere a Cloud Portal Office. La stessa interfaccia darà a tutti gli utenti la medesima piacevole esperienza.

Monitor interattivi

Il BIG PAD di Sharp ti consente di visualizzare presentazioni e documenti in sala riunioni. Basta selezionare un file, trascinarlo sul BIG PAD e aprirlo. Tutto ciò che appare sullo schermo può essere catturato in formato PDF; sono sufficienti pochi secondi per creare le copie da distribuire.

MFP

Se devi stampare dei documenti da Cloud Portal Office, ti basta avvicinarti a una MFP* Sharp, fare il log-in, andare su Cloud e iniziare a stampare. Sono disponibili diverse opzioni di finitura: copie multiple, stampa fronte/retro, fascicolazione, pinzatura, foratura, solo per nominarne alcune. La scansione su Cloud è altrettanto semplice.
 

 

* La MFP deve essere abilitata Sharp OSA 4.0 o superiore

 

Come acquistare e usare le licenze per Cloud Portal Office

Se hai già una MFP* Sharp o un monitor interattivo BIG PAD, dovrai semplicemente decidere il numero delle licenze necessarie e contattare il tuo rivenditore Sharp.

 

Ti occorreranno pochi minuti per ottenere la connessione e subito dopo potrai controllare tutto autonomamente. Potrai assegnare o revocare le licenze utente, acquistare altre licenze online, aumentare lo spazio di memoria iniziale di 50 GB – tutto da una singola pagina web protetta, ogni volta che vorrai. Inoltre, potrai monitorare tutte le attività per mezzo di un'audit trail sicura.

 

A meno che tu non le voglia revocare, le licenze si rinnovano automaticamente ogni mese, quindi non dovrai mai preoccuparti di perdere l’accesso a Cloud Portal Office. In più, il rivenditore Sharp ti agevolerà ulteriormente includendo tutto in un’unica fattura mensile.

 

Non conosci Sharp? Non preoccuparti. Contatta oggi stesso il tuo rivenditore Sharp per scoprire come sfruttare al meglio il Cloud con le nostre MFP e i nostri monitor interattivi.

 

* La MFP deve essere abilitata Sharp OSA 4.0 o superiore

 

FAQs

Le risposte alle vostre domande

Chi trarrà maggior beneficio da Cloud Portal Office?
Cloud Portal Office è ideale per chiunque voglia archiviare, condividere e recuperare le informazioni, e anche per qualsiasi azienda – di qualsiasi dimensione – che voglia migliorare il lavoro di squadra e rafforzare la collaborazione.
 

Può competere veramente con i servizi gratuiti come Dropbox?
I servizi Cloud semplici sono adatti per archiviare foto e file non riservati. Ma Cloud Portal Office è una soluzione sicura per la collaborazione multi-piattaforma su licenza, progettata per uso aziendale.

 

Cloud Portal Office è facile da usare e da installare?

Se disponi di una MFP* Sharp o di un monitor interattivo BIG PAD, puoi iniziare a usarlo sin da subito. Contatta il tuo rivenditore Sharp per acquistare le licenze e otterrai la connessione in pochi secondi. Qualsiasi utente da te autorizzato potrà utilizzare l'accesso single sign-on da qualsiasi piattaforma supportata, compresi i dispositivi mobili.

* La MFP deve essere abilitata Sharp OSA 4.0 o superiore

Quanto è sicuro?
Cloud Portal Office utilizza una combinazione di crittografie avanzate, licenze utente personali (che, se necessario, possono essere immediatamente revocate dall'amministratore IT) e server farm esclusivamente europee per impedire l'accesso non autorizzato.

Che assistenza è prevista?

Cloud Portal Office è talmente intuitivo che non avrai probabilmente bisogno di alcuna assistenza tecnica supplementare.  Ma se ti servissero maggiori spiegazioni, troverai tutte le informazioni che ti occorrono nel Manuale utente e nella Guida dell'amministratore. Il tuo rivenditore Sharp sarà comunque lieto di poterti aiutare.

Is Cloud Portal Office easy to use and install?
If you have a Sharp MFP* or a Sharp BIG PAD interactive flat panel display you can start using it right now. Contact your local Sharp dealer to buy some licences and get connected in moments. Every user that you authorise will benefit from single sign-on access from any supported platform, including mobile devices.  

* MFP must be enabled with Sharp OSA 4.0 or above

 

What support is there?
Cloud Portal Office is so intuitive to use that you probably won’t need extra technical support.  But if you do you’ll find everything you need in the User Guide and Administrator’s Guide, or your local Sharp dealer will be pleased to help.

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