Sicurezza dei documenti

Proteggere i tuoi dati sensibili

Le aziende moderne trattano molte informazioni, ma spesso non dispongono di una reale visibilità su come queste vengono prodotte, archiviate, condivise e consultate. Questo conduce inevitabilmente a potenziali rischi per la sicurezza e la conformità, tra i quali violazione dei dati, file non protetti, errore umano e accesso non autorizzato alle informazioni.

Inoltre, l'ambiente di produzione documentale può rappresentare una facile via d'accesso alla rete aziendale, poiché stampanti e multifunzioni spesso non vengono incluse nelle politiche di sicurezza IT. È uno dei punti più vulnerabili che i malintenzionati cercano di sfruttare, tanto che il costo medio delle violazioni di dati legate alla stampa in Europa ha raggiunto la sorprendente cifra di un milione di euro*. E può anche causare danni duraturi alla reputazione.

 

* “Print Security Landscape, 2020” study by Quocirca

Man-pressing-lock-icon-on screen

Proteggere i tuoi documenti


Per essere veramente efficace, la sicurezza dei documenti deve essere parte integrante della strategia di gestione di stampa e dei documenti dell'azienda e deve considerare le sei fasi del ciclo di vita del documento:

Acquisizione – "assunzione" delle informazioni tramite scansione dei documenti cartacei, monitoraggio delle e-mail o creazione e salvataggio dei documenti in un'applicazione.

Archiviazione – archiviazione dei documenti in formato cartaceo, elettronico o in un sistema ibrido.

Gestione – gestione delle autorizzazioni di accesso, tracciamento della versione per assicurare che gli utenti lavorino su documenti aggiornati e registro dettagliato delle operazioni attinenti ogni documento.

Conservazione – i documenti devono essere conservati per un periodo sufficiente, quindi eliminati in tutta sicurezza.

Condivisione – possibilità di condividere i documenti con altri utenti o partner commerciali nel modo più sicuro ed efficiente possibile.

Integrazione – scambio di informazioni tra applicazioni di workflow, quali i sistemi ERP o contabili.

    People-sat-around-desk-in-a-meeting

    Maggiore protezione, maggiore produttività

    I servizi e le soluzioni per la gestione della sicurezza dei documenti sono parte essenziale dei nostri Servizi documentali e di stampa. Risolvono i problemi legati alla protezione dei documenti aziendali e contribuiscono a incrementare la produttività, utilizzando intuitivi strumenti di automazione del flusso di lavoro.

    Forniamo le competenze, il supporto e gli strumenti necessari per aiutarti a sviluppare e gestire la tua politica di sicurezza dei documenti, e proteggere le tue informazioni riservate nel corso del loro ciclo di vita, indipendentemente da come siano state acquisite, archiviate, stampate o condivise. Inoltre, le nostre soluzioni per la gestione documentale ti aiutano a conformarti alle più recenti normative sulla sicurezza, come il GDPR. In alternativa, possiamo gestire l'intero processo nell'ambito dei nostri Servizi di stampa gestita.

     

     

    Hands holding GDPR file in office

    Vantaggi della sicurezza documentale

    gestione documentale efficiente – i tuoi file vengono conservati in un archivio dati su cloud, strutturato e sicuro (sono anche disponibili installazioni basate su server locale).

    maggiore sicurezza di stampa - i tuoi documenti vengono protetti utilizzando la tecnologia di controllo del processo di stampa per assicurare che nessuna informazione sensibile rimanga incustodita nel vassoio di uscita della stampante. Inoltre, è possibile aggiungere filigrane ai documenti stampati che indicano data, ora e autore della stampa.

    sicurezza dei documenti potenziata – solo gli utenti autorizzati possono acquisire i documenti ed è possibile implementare dei controlli per specificare le destinazioni cui i documenti possono essere inviati. È possibile fornire un ulteriore livello di sicurezza aggiungendo le password ai documenti acquisiti in formato PDF.

    maggiore controllo documenti –testo e modelli nascosti possono essere incorporati nello sfondo dei documenti. Quando si tenta di copiare il documento, il testo nascosto diventa visibile, per consentire di distinguere facilmente la copia dall'originale. I modelli nascosti possono essere riconosciuti dalle stampanti multifunzione Sharp per impedire che il documento venga copiato.

    Printer-office-people working at desks