Gestione Documentale
Documenti sotto controllo
La difficoltà di trovare i documenti che si stanno cercando rallenta la produttività. E nel moderno mondo digitale, questo avviene continuamente. I documenti vengono creati e archiviati in modi diversi: su carta, laptop, chiavette USB, e-mail, cloud... e in svariati altri modi.
Senza un sistema di gestione documentale che tenga traccia di ogni aspetto del flusso documentale, considerando la crescita quotidiana della quantità di carta, le aziende possono facilmente perdere il controllo e mettere a rischio la sicurezza dei dati.
Il software di gestione documentale assolve questa funzione.
Come funziona?
Il sistema di gestione documentale per piccole aziende consente il controllo sui documenti, riducendo al tempo stesso la dipendenza dalla carta.
La gestione documentale ottimizza i flussi di lavoro, sia per i file memorizzati su computer che per i documenti caricati da una stampante all-in-one. È possibile acquisire, archiviare, gestire, condividere, stampare e recuperare tutti i documenti aziendali in modo sicuro e protetto.
...e molto di più
I sistemi di gestione dei documenti in formato elettronico vanno ben oltre la semplice localizzazione e archiviazione dei documenti, offrendo straordinarie funzionalità per la loro gestione.
Trasparenza e controllo: è possibile stabilire quali collaboratori possano accedere a determinati documenti, in base al grado di sensibilità dei documenti e al livello di autorizzazione.
Produttività: gli utenti autorizzati possono accedere in ogni momento a tutti i documenti di cui hanno bisogno, indipendentemente dal dispositivo che stanno utilizzando.
Controllo versione: un sistema di gestione documentale assicura che gli utenti lavorino sull'ultima versione di un documento, con la possibilità di annullare le modifiche e, se necessario, tornare alla versione precedente.
Collaborazione: Utilizzando la funzione di acquisizione dei documenti, più membri del team possono condividere e accedere allo stesso documento per lavorare insieme in tempo reale da diversi dispositivi. Questo è essenziale per agevolare la collaborazione nel sempre più diffuso lavoro da remoto, considerando che i membri di un team non si trovano quasi mai nello stesso edificio.
Quali sono i benefici?
Il software di gestione documentale offre una serie di vantaggi per le aziende di qualsiasi dimensione. Tra questi:
Miglioramento della sicurezza dei documenti e della conformità
Sapere dove si trovano i documenti e quali dati contengono riduce la possibilità di perdita accidentale dei dati. La gestione documentale consente anche di controllare chi accede ai documenti.
Maggiore produttività
L'uniformità dei documenti consente ai dipendenti di trovare più facilmente ciò che cercano, di collaborare tra loro e portare a termine il lavoro con maggiore efficacia.
Riduzione dei costi
Il software riduce l'esigenza di stampare, consentendo di acquisire i documenti elettronici online. Questo aiuta a ridurre i costi e migliorare l'efficienza.
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