Gestione Documentale
Prendi il controllo dei tuoi documenti
Spesso l'impossibilità di trovare i documenti che si stanno cercando, rallenta la produttività. Sfortunatamente, nel mondo moderno che privilegia il digitale, ciò avviene continuamente. I documenti vengono creati e archiviati in modi diversi: su carta, laptop, chiavette USB, e-mail, cloud... e in molti altri modi.
Senza un sistema di gestione documentale che tenga traccia di tutto questo, considerando che il volume di carta cresce e cambia di giorno in giorno, le aziende possono facilmente perdere il controllo: il data security è a rischio.
Il software di gestione documentale assolve questa funzione.
Come funziona?
Il Sistema di gestione documentale per piccole aziende consente il controllo sui documenti, riducendo al tempo stesso la dipendenza dalla carta.
La gestione documentale ottimizza i flussi di lavoro, che si tratti di un file su computer o di un documento che hai caricato da una stampante all-in-one. Puoi acquisire, archiviare, gestire, condividere, stampare e recuperare tutti i tuoi documenti aziendali, in modo sicuro e protetto.
E molto di più
Ma i sistemi di gestione dei documenti in formato elettronico vanno ben oltre la semplice localizzazione e archiviazione dei documenti. Come indica il nome stesso, questi sistemi offrono straordinarie funzionalità di gestione documentale.
Trasparenza e controllo: Decidi quali collaboratori possono accedere a determinati documenti, in base alla sensibilità dei documenti e al livello di autorizzazione.
Produttività: Gli utenti autorizzati possono accedere a qualsiasi documento di cui hanno bisogno, in qualsiasi momento, indipendentemente dal dispositivo che stanno utilizzando.
Controllo versione: un sistema di gestione documentale assicura che gli utenti lavorino sull'ultima versione di un documento, con la possibilità di annullare le modifiche e tornare alla versione precedente, se necessario.
Collaborazione: Utilizzando l'acquisizione dei documenti, più membri del team possono condividere e accedere allo stesso documento per lavorare insieme in tempo reale da diversi dispositivi. Questo è essenziale per agevolare la collaborazione nel mondo del lavoro remoto, dove i membri di un team non si troveranno mai nello stesso edificio.
Quali sono i benefici?
Il Software di gestione documentale offre una serie di vantaggi alle aziende di qualsiasi dimensione. Tra questi:
Miglioramento della sicurezza dei documenti e della conformità
Sapendo dove si trovano i documenti, e quali dati contengono, puoi ridurre la possibilità di perdita accidentale dei dati. La Gestione documentale ti consente anche di controllare chi accede ai tuoi documenti.
Aumento della produttività
L'uniformità dei documenti consente ai dipendenti di trovare più facilmente ciò che cercano, di collaborare tra loro e portare a termine il lavoro.
Riduzione dei costi
Il software riduce l'esigenza di stampare consentendo di acquisire i documenti elettronici online. Questo aiuta a ridurre i costi e a migliorare l'efficienza.
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