Acquisizione dei documenti

Digitalizza i documenti con facilità

La digitalizzazione dei documenti, ossia il processo che consente di acquisire o catturare un documento cartaceo per archiviarlo in formato digitale, è un obiettivo per qualsiasi azienda. Potrebbe trattarsi di convertire vecchi documenti in formato digitale oppure di acquisire documenti cartacei appena ricevuti per aggiungerli a un flusso di lavoro. Entrambe le operazioni richiedono una stampante per ufficio all in one e il software per l'acquisizione dei documenti che assicura il corretto svolgimento dei flussi di lavoro documentale.

Le stampanti all-in-one o le stampanti multifunzione con scanner dedicati sono necessarie per acquisire i documenti, ma anche il software per l'acquisizione dei documenti è indispensabile. Questo software assicura che i documenti vengano archiviati, condivisi e gestiti in modo sicuro ed efficiente, ed elaborati attraverso i flussi di lavoro.

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Trasformazione digitale

Nella fase di scansione delle fatture o di automatizzazione dei servizi di mailroom digitale, la migrazione dalla carta ai byte può richiedere molto tempo. È necessario acquisire, attribuire un nome, indicizzare, condividere e archiviare i documenti - l'elenco potrebbe continuare. Ma grazie al software per l'acquisizione dei documenti, puoi automatizzare l'intero processo, risparmiando tempo e denaro.

Attivando l'acquisizione dei documenti che consente di creare file completamente tracciabili e facilmente ricercabili e di distribuirli con efficienza, puoi assicurarti flussi di lavoro documentale che riducono il tempo sprecato in attività manuali e potenziano la produttività.

Inoltre, creando un audit trail di ogni documento acquisito con una stampante all in one, il software per l'acquisizione dei documenti consente alla tua organizzazione di conformarsi alle normative.

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Indicizzazione automatica e analisi dei contenuti

Nonostante la tua azienda possa essere tecnologicamente avanzata, l'errore umano è sempre possibile. Il Software per l'acquisizione dei documenti è qui per assicurare che gli errori non si trasformino in problemi: se un documento va perso, saprai esattamente dove trovarlo.

Grazie alla scansione dei metatag e dei contenuti, il software per l'acquisizione dei documenti indicizza i documenti in modo intelligente per velocizzarne il recupero. E con le opzioni di smistamento, puoi inviare i tuoi documenti digitali esattamente alla destinazione desiderata. Scansione delle fatture e acquisizione dei dati consentono di inviare i documenti sensibili ai team che ne hanno necessità e di salvarli in modo sicuro sotto forma di PDF protetti da password.

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Progettata per i tuoi dispositivi

Tutti gli uffici e dipartimenti dell’azienda potranno beneficiare dei vantaggi del flusso di lavoro grazie alla scansione gestione documentale:

Inoltre, adottando un nuovo metodo affidabile per realizzare e condividere scansioni di elevata qualità, puoi abbattere il consumo di carta per incrementare la tua efficienza in termini di costi e perseguire la sostenibilità ambientale.

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